Externalisation des entretiens professionnels

Chiffres clés : Entreprise de 36 salariés, équipe projet de 2 consultants, 2 campagnes d’entretiens réalisées, de chacune 9 jours

Contexte :

Une entreprise filiale depuis plus de 10 ans de 2 grands groupes (ses principaux donneurs d’ordre), pour qui la sécurité est la priorité n°1.

Les conditions de travail en production sont difficiles, mais les aménagements trouvés ont permis d’instaurer un bon climat social.

Le directeur de site, dans le cadre de la stratégie à 5 ans, cherche à développer également l’axe « QVT » (qualité de vie au travail) afin de prendre en compte le bien être des salariés.

Actions :

Après une phase de clarification de la demande auprès de la Direction et de la responsable administrative/RH, un état des lieux des pratiques d’entretiens individuels et de GPEC est réalisé : prise de connaissance et analyse des supports existants (entretiens annuels d’évaluation, premiers entretiens professionnels…), des outils de gestion des parcours professionnels (fiche de suivi individuel, fiches de poste, plan de développement des compétences…) et clarification des processus actuels (qui, quand, quoi, comment, pourquoi).

Une architecture de la mission d’externalisation des entretiens professionnels peut alors être proposée, intégrant tout à la fois les enjeux et attentes de la Direction (objectif suivi et amélioration de la QVT), la sécurisation des pratiques RH de l’entreprise (obligation de réalisation des Entretiens Professionnels tous les 2 ans a minima) et la mise en cohérence avec les pratiques managériales (réalisation d’entretiens individuels annuels).

Après validation des prérequis nécessaires pour réaliser cette action, les objectifs de la mission sont alors redéfinis en concertation avec la Direction.

Dès lors, la phase opérationnelle de la mission peut se déployer :

  • Proposition d’un guide de présentation et de préparation à l’entretien, à remettre en amont aux salariés ;
  • Co-construction d’un support de formalisation de l’entretien conduit par le consultant, pour laisser une trace au salarié et à la Direction et permettre d’assurer une traçabilité et de « nourrir » les entretiens professionnels
  • Réalisation des interviews (rencontre de chaque salarié)
  • Synthèse quantitative (recensement des demandes de formation, de changement de poste, …) et qualitative en s’appuyant sur une grille d’analyse QVT (contraintes/ ressources)
  • Restitution de la synthèse à la Direction et préconisations d’actions à l’issue.
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Résultats :

  • Des salariés qui se sont sentis écoutés, pris en considération
  • Une « matière » recueillie avec l’aval des salariés afin de « nourrir » les entretiens professionnels (formalisation des compétences des salariés et de leurs principales demandes et besoins)
  • Mise en place d’un indicateur interne de satisfaction des salariés, suivi dans le temps
  • Prise de conscience par la Direction des principaux points de « crispation »
  • Mise en place d’un processus de traitement préventif des dysfonctionnements en la matière
  • Nouvelle mission en 2020 (mission initiale en 2018), permettant notamment de suivre l’évolution du climat social, en complément de l’analyse réalisée par la Direction avec les membres du CSE.